Anti-bribery at anti-corruption

1. A.

   Lahat ng hotel sa ilalim ng Sentinel Tech group at ang corporate staff. Kasama sa terminong ‘Associates’ ang mga empleyado ng lahat ng hotel ng grupo at ng corporate office (mula rito ay tatawaging ‘Sentinel Tech Associate’)

2. B.

   Lahat ng 3rd party na nakipagsangkot sa financial transaction sa alinman sa mga entity ng grupo sa nakaraang 12 buwan o nagbigay ng quotation para sa supply ng anumang goods o services (“items”) sa mga entity ng grupo sa nakaraang 3 buwan (“Partner”). Sinasaklaw din ng terminong ‘Partner’ ang mga customer ng mga entity ng grupo – na magkakaroon ng karapatang gamitin ang lahat ng pribilehiyo/karapatan sa ilalim ng patakarang ito ngunit hindi kakailanganing maging signatory dito.

• Upang palakasin ang belief system ng aming grupo at ang pangako sa pinakamataas na antas ng ethical na pag-uugali at compliance sa mga batas at regulasyon, at tiyakin na walang hindi makatarungang benepisyo ang nakukuha mula sa anumang relasyon.

• Upang matiyak ang malinis at transparent na kapaligiran sa pagnenegosyo. Upang hikayatin ang mga ethical at competent na Partner na makipagsangkot sa mga entity ng grupo.

• Upang matiyak na walang salik maliban sa merito ang may papel sa;

  ✓ ang pagpili ng Partner o mga rate na inaalok

  ✓ sa verification ng mga item na natanggap/nagamit o

  ✓ sa kalidad ng natapos na trabaho o mga goods na naihatid.

• Upang matiyak na ang mga Partner na naghahangad gumamit ng hindi etikal na paraan upang makakuha ng negosyo o palakihin ang kita ay mahigpit na parurusahan, kasama ang anumang Associates ng mga entity ng grupo na tumutulong sa ganitong hindi etikal na Partner sa pagtataguyod ng kanilang layunin.

Items – Lahat ng goods at services na pinoprokyur/ginagamit ng company.

1. 1.

   Hindi dapat tumanggap ang mga Sentinel Tech Associate ng anumang regalo o pabor o gratification, direkta man o hindi direkta, mula sa anumang Partner.

   Kasama dito ang mga personal na event atbp. na ibinigay nang may intensyong maimpluwensyahan ang pag-uugali pabor sa nagbigay, ngunit hindi kasama ang mga regalo/hamper sa panahon ng mga pista tulad ng Pasko at Lebaran.

2. 2.

   Hindi pinapayagan ang isang Sentinel Tech Associate na:

   1. I.

      Magtrabaho sa ngalan ng anumang ibang ‘kakumpitensyang’ indibidwal / entity.

   2. II.

      Tumanggap ng professional compensation / remuneration / benepisyo mula sa anumang ibang indibidwal / entity may kaugnayan sa negosyo/trabaho.

   3. III.

      Magkaroon ng financial interest (direkta man o hindi direkta) sa anumang entity na isang Partner (gaya ng tinukoy sa itaas) ng company.

   4. IV.

      Magpasa ng impormasyong may kaugnayan sa company, na karaniwang hindi available sa isang outsider, sa sinumang taong nakikisangkot sa anumang aktibidad na maaaring magdulot ng pinsala sa company, sa business prospect nito, at/o sa mga Associates nito.

3. 3.

   Walang Sentinel Tech Associate na dapat makisangkot o lumahok sa anumang business activity na direkta man o hindi direktang nagsasangkot ng kanyang mga direktang kamag-anak (ama, ina, magkakapatid, mga anak, asawa, mga magulang ng asawa, magkakapatid ng asawa) o anumang entity kung saan sila may financial stake.

   Kung sakaling lumitaw ang ganitong pangyayari sa normal na takbo ng negosyo, inaasahan ang isang Sentinel Tech Associate na:

   ✓ Ganap na alisin ang kanyang sarili mula sa nasabing usapin.
   ✓ Ipaalam sa HOD, HR, o GM, ang ganitong conflict of interest, kung nais niyang ipagpatuloy ang pakikitungo sa usapin.

   Upang maiwasan ang ganitong conflict of interest, ipinapayong hikayatin ng mga Sentinel Tech Associate ang kanilang mga direktang kamag-anak na huwag magkaroon ng anumang business association sa alinman sa mga entity ng grupo (maliban kung ang nasabing direktang kamag-anak ay empleyado ng grupo).

4. 4.

   Ang anumang pagtatangka ng isang Partner na mag-alok ng gratification sa isang Sentinel Tech Associate ay dapat iulat ng nasabing Associate sa kanilang HOD na may CC email sa [email protected] sa loob ng 24 oras, na nagsasaad ng lahat ng kaugnay na detalye kabilang ang pangalan ng vendor, taong kasangkot mula sa panig ng Partner, at ang regalo/pabor/gratification na inalok.

   Ang mga Sentinel Tech Associate na nag-uulat ng ganitong insidente ay maaaring piliing panatilihing anonymous ang kanilang pangalan kung nanaisin nila.

   Sa imbestigasyon, kung matuklasang may merito ito at napagpasyahan ng company na naganap ang isang insidente ng paglabag sa Sentinel Tech policy, ibibigay ang isang ‘good citizen's’ award na Rp1,000,000 sa naaapektuhang Sentinel Tech Associate (yaon lamang mga nagbanggit ng kanilang pangalan noong dinala nila ang isyu sa HOD).

5. 5.

   Ang sinumang Associate na nalaman na ang alinmang ibang Sentinel Tech Associate o Partner ay lumalabag / nagtatangkang lumabag sa Sentinel Tech policy ay kinakailangang iulat ang ganitong insidente, kasama ang mga detalye ng Partner / Sentinel Tech Associate na kasangkot at ang konteksto ng paglabag, sa HOD na may CC email sa [email protected].

   Ang mga Sentinel Tech Associate na nag-uulat ng ganitong insidente ay maaaring piliing panatilihing anonymous ang kanilang pangalan kung nanaisin nila. Kung matuklasan ng company na may merito ang isyu at napagpasyahan ng company na naganap ang isang insidente ng paglabag sa Sentinel Tech policy, ibibigay ang isang ‘good citizen's’ award na Rp1,000,000 sa naaapektuhang Sentinel Tech Associate, (yaon lamang mga nagbanggit ng kanilang pangalan noong dinala nila ang isyu sa company).

6. 6.

   Kung matuklasan ng anumang Partner o Sentinel Tech customer na siya ay hinihilingang magbigay ng regalo o pabor o gratification sa isang Sentinel Tech Associate, direkta man o hindi direkta, dapat nilang iulat ang ganitong insidente, kasama ang lahat ng kaugnay na detalye kabilang ang pangalan ng Sentinel Tech Associate na gumagawa ng ganitong hiling, sa [email protected].

   Titiyakin ng Sentinel Tech na ang anumang Partner na nag-uulat ng ganitong insidente ay hindi paparusahan sa anumang dahilan, at ang imbestigasyon ng mga isyung iniulat ay isasagawa nang kumpidensyal, nang hindi nilalagay sa panganib ang business interest ng Partner.

1. 1.

   Panatilihin ng Sentinel Tech ang ganap na confidentiality upang ang anumang Sentinel Tech Associate o Partner ay makalapit sa Sentinel Tech nang may ganap na kumpiyansa, nang walang anumang 3rd party na makakaalam.

2. 2.

   Isasaalang-alang ng Sentinel Tech ang merito ng lahat ng natanggap na isyu / alalahanin / reklamo.

3. 3.

   Tutugunan ng Sentinel Tech ang isyu at sasagot sa loob ng 5 working day mula sa pagkatanggap ng reklamo / impormasyon.

4. 4.

   Mag-audit ang Sentinel Tech at magsasagawa ng patuloy at random na pagsusuri sa lahat ng lokasyon kung saan malamang na maganap ang paglabag sa patakarang ito. Para sa anumang paglabag na matuklasan, magpapadala ang mga Sentinel Tech Director ng dedicated team na 2-4 Associates upang lalong mag-imbestiga.

5. 5.

   Kakailanganin ang isang pledge/undertaking na sumunod sa patakarang ito, sa titik at diwa nito, mula sa lahat ng Sentinel Tech Associate sa oras ng paghire o pag-renew ng contract. Titiyakin ng HR na malawak na naipaparating ang patakarang ito sa lahat ng Associates at sa lahat ng lokasyon ng company.

6. 6.

   Dapat i-print at pirmahan ng lahat ng Vendor/Partner ang undertaking na nakalakip sa Appendix sa ibaba, gamit ang letterhead ng kanilang company, upang makapagbigay ng goods o services sa mga entity ng Sentinel Tech.
   Dapat itago ang kopya ng liham na ito sa file ng Partner sa entity ng Sentinel Tech na kanilang kinakausap.

7. 7.

   Hindi kakailanganin ng mga Sentinel Tech Customer na maging signatory, ngunit dapat ipaalam sa kanila ang patakarang ito.

8. 8.

   Ang pagpapasya kung ang isang natanggap na reklamo/isyu ay isang paglabag sa Sentinel Tech policy ay gagawin ng isang 3-member Committee na hindi kaugnay sa departamentong pinag-uusapan.
   Ang mga natuklasan ng Committee na ito ay magiging binding sa lahat ng kinauukulan. Ang batayan ng desisyon na susundin ng Committee ay makatwirang patunay at circumstantial evidence. Magbibigay ang Committee ng huling desisyon sa usapin nang hindi lalampas sa 14 na araw mula sa petsa na dinala ang usapin sa pansin nito ng Sentinel Tech/Audit.

Sa mga Kasong matuklasan ng Committee na naganap ang paglabag sa Sentinel Tech policy:

1. 1.

   May kaugnayan sa naaapektuhang Sentinel Tech Associate(s) na sumubok kumuha/kumuha ng benepisyo bilang paglabag sa Sentinel Tech policy:

   1. a.

      Siya ay agad na tetermineytin mula sa serbisyo ng company, nang walang benepisyo ng notice period.

   2. b.

      Lahat ng hindi pa nababayarang benepisyo (financial man o non-financial) ay agad na mawawalan ng bisa.

   3. c.

      Ang ganitong mga insidente ay nararapat na ipaaalam sa loob ng company.

   4. d.

      2 beses ang halaga ng lahat ng financial gratification na natanggap ng nasabing Associate dahil sa ganitong paglabag, ayon sa tantiya ng Committee, ay makukuha mula sa nasabing Associate.

   5. e.

      Malamang na ituloy ng company ang police at/o legal action, batay sa desisyon ng Board of Directors.

2. 2.

   May kaugnayan sa Partner(s) (maliban sa mga Sentinel Tech customer) na umakit sa mga Sentinel Tech Associate na lumabag sa Sentinel Tech policy at/o nagpadali sa ganitong paglabag:

   1. a.

      Lahat ng umiiral na relasyon sa nasabing Partner (at lahat ng subsidiary nito) ay agad na tetermineytin.

   2. b.

      Ang nasabing Partner (at lahat ng subsidiary nito) ay ilalagay sa isang ‘banned’ na listahan sa loob ng 3 taon mula sa petsa ng ganitong desisyon, kung saan hindi papansinin ang nasabing entity kaugnay ng anumang negosyo ng company. Maaaring piliin ng company na patagalin nang walang katapusan ang panahong ito kung hinihingi ito ng bigat ng paglabag.

   3. c.

      3 beses ang halaga ng lahat ng financial loss na naidulot sa company dahil sa ganitong paglabag, ayon sa tantiya ng Committee, ay makukuha mula sa nasabing Partner at maaaring awtomatikong ibawas mula sa final pay check ng lumabag - dapat sumunod agad ang Partner dito.

   4. d.

      Malamang na ituloy ng company ang police at/o legal action, batay sa payo ng legal counsel ng company.

Magkakabisa ang patakarang ito sa 1st January 2019

(sa letterhead ng vendor)

Kay Hotel name

Sir/ Madam,

Subj.: DEKLARASYON PARA SA ANTI BRIBERY AND ANTI CORRUPTION POLICY (“Sentinel Tech Policy”)

Ito ay upang kumpirmahin na:

• Nabigyan kami ng kopya ng Sentinel Tech Policy at aming nabasa at naunawaan ang titik at diwa nito. (Available ang policy document sa www.sentineltech.com)

• Lagi kaming sumasang-ayon at nangangako na susunod sa lahat ng termino at kondisyon ng Sentinel Tech Policy sa buong panahon ng aming asosasyon sa inyong company at hindi kikilos nang lumalabag dito.

• Hindi kami mag-aalok ng anumang regalo/suhol sa kaninumang tao para sa anumang dahilan at layunin. Kinikilala at tinatanggap namin na, sa pagkakaalam namin ng anumang ganitong corruption o corrupt practice, agad namin itong ipapaalam sa pamamagitan ng email sa [email protected].

• Lubos naming alam na kung matuklasang sinadya naming itago ang kaalaman tungkol sa ganitong mga practice, hindi lamang kami agad na aalisin bilang authorized vendor kundi mawawalan din kami ng kwalipikasyon na makipagtransaksyon sa inyong Company sa loob ng hindi bababa sa tatlong taon mula sa panahong iyon.

• Mananagot kami sa pagbabayad ng 3 beses ang halaga ng loss na naidulot sa company dahil sa ganitong aksyon. Higit pa rito, mananagot din kami sa anumang criminal action na simulan ng Company.

• Kinakatawan at ginagarantiya namin na kung sila ay sa anumang paraan Associated sa anumang political party(s), ipapaalam namin ito sa Company.

• Kinukumpirma din namin na ang usaping ito ay naiharap na sa Board / iba pang competent forum ng aming company/firm at ang deklarasyong ito ay inisyu matapos kunin ang lahat ng kinakailangang compliance / authorization sa loob ng aming company/firm.

TAOS-PUSO PO NAMIN,

AWTORISADONG SIGNATORY
(ng prospective vendor)