Chống hối lộ và chống tham nhũng

1. A.

   Tất cả khách sạn thuộc tập đoàn Sentinel Tech và nhân viên khối văn phòng. Thuật ngữ 'Nhân viên' bao gồm toàn bộ nhân viên của tất cả các khách sạn trong tập đoàn và văn phòng trung tâm (sau đây gọi là 'Nhân viên Sentinel Tech').

2. B.

   Tất cả bên thứ ba đã tham gia giao dịch tài chính với bất kỳ pháp nhân nào trong tập đoàn trong 12 tháng qua, hoặc đã báo giá cung cấp hàng hóa hay dịch vụ (“hàng hóa”) cho các pháp nhân trong tập đoàn trong 3 tháng qua (“Đối tác”). Thuật ngữ 'Đối tác' cũng bao gồm khách hàng của các pháp nhân trong tập đoàn - những người có quyền hưởng mọi đặc quyền/quyền lợi theo chính sách này nhưng không bắt buộc phải trở thành bên ký kết của chính sách này.

• Củng cố hệ giá trị và cam kết của tập đoàn đối với các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất và việc tuân thủ luật pháp, quy định, đồng thời đảm bảo không mối quan hệ nào bị lợi dụng để trục lợi bất chính.

• Đảm bảo một môi trường kinh doanh trong sạch và minh bạch. Khuyến khích các Đối tác có đạo đức và năng lực hợp tác với các pháp nhân trong tập đoàn.

• Đảm bảo rằng không có yếu tố nào ngoài năng lực thực chất ảnh hưởng đến;

  ✓ việc lựa chọn Đối tác hoặc mức giá được đề xuất

  ✓ việc kiểm tra hàng hóa đã nhận/đã sử dụng, hoặc

  ✓ chất lượng công việc đã hoàn thành hoặc hàng hóa đã giao.

• Đảm bảo rằng các Đối tác tìm cách sử dụng biện pháp phi đạo đức để giành được hợp đồng hoặc tăng lợi nhuận sẽ bị xử lý nghiêm khắc, cùng với bất kỳ Nhân viên nào của các pháp nhân trong tập đoàn tiếp tay cho các Đối tác phi đạo đức đó đạt được mục đích của họ.

Hàng hóa - Tất cả hàng hóa và dịch vụ được công ty mua sắm/sử dụng.

1. 1.

   Nhân viên Sentinel Tech không được nhận bất kỳ quà tặng, ưu đãi hay lợi ích nào, trực tiếp hoặc gián tiếp, từ bất kỳ Đối tác nào.

   Điều này bao gồm các dịp cá nhân, v.v. được trao với ý định gây ảnh hưởng đến hành vi có lợi cho bên trao tặng, nhưng không bao gồm quà tặng/giỏ quà vào dịp lễ hội như Giáng sinh và Lebaran.

2. 2.

   Nhân viên Sentinel Tech không được phép:

   1. I.

      Làm việc thay mặt cho bất kỳ cá nhân/pháp nhân 'đối thủ cạnh tranh' nào khác.

   2. II.

      Nhận thù lao, lương bổng hay lợi ích nghề nghiệp từ bất kỳ cá nhân/pháp nhân nào khác liên quan đến hoạt động kinh doanh/công việc.

   3. III.

      Có lợi ích tài chính (trực tiếp hoặc gián tiếp) trong bất kỳ pháp nhân nào là Đối tác (theo định nghĩa ở trên) của công ty.

   4. IV.

      Chuyển thông tin liên quan đến công ty, vốn thông thường không được cung cấp cho người ngoài, cho bất kỳ ai đang tham gia vào hoạt động có thể gây tổn hại cho công ty, triển vọng kinh doanh của công ty và/hoặc Nhân viên của công ty.

3. 3.

   Không Nhân viên Sentinel Tech nào được tham gia hoặc dự phần vào bất kỳ hoạt động kinh doanh nào trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến người thân trực hệ của mình (cha, mẹ, anh chị em ruột, con cái, vợ/chồng, cha mẹ vợ/chồng, anh chị em của vợ/chồng) hoặc bất kỳ pháp nhân nào mà họ có lợi ích tài chính.

   Trong trường hợp tình huống như vậy phát sinh trong quá trình kinh doanh thông thường, Nhân viên Sentinel Tech được kỳ vọng phải:

   ✓ Rút hoàn toàn khỏi vấn đề nói trên.
   ✓ Thông báo cho trưởng bộ phận, bộ phận Nhân sự hoặc tổng giám đốc về xung đột lợi ích đó, trong trường hợp muốn tiếp tục xử lý vấn đề này.

   Để ngăn ngừa các xung đột lợi ích như vậy, các Nhân viên Sentinel Tech nên khuyến khích người thân trực hệ của mình không thiết lập bất kỳ quan hệ kinh doanh nào với các pháp nhân trong tập đoàn (trừ khi người thân trực hệ đó đang làm việc trong tập đoàn).

4. 4.

   Bất kỳ nỗ lực nào của một Đối tác nhằm đưa lợi ích cho Nhân viên Sentinel Tech đều phải được Nhân viên đó báo cáo cho trưởng bộ phận của mình, đồng thời gửi email CC đến [email protected] trong vòng 24 giờ, nêu rõ mọi chi tiết liên quan bao gồm tên nhà cung cấp, người liên quan từ phía Đối tác và quà tặng/ưu đãi/lợi ích được đề nghị.

   Nhân viên Sentinel Tech báo cáo các sự việc như vậy có thể chọn giữ ẩn danh nếu muốn.

   Sau khi điều tra, nếu xác định báo cáo có căn cứ và công ty kết luận đã xảy ra một sự việc vi phạm chính sách Sentinel Tech, một phần thưởng 'công dân tốt' trị giá Rp1,000,000 sẽ được trao cho Nhân viên Sentinel Tech liên quan (chỉ áp dụng cho những người đã nêu tên của mình khi trình báo vấn đề với trưởng bộ phận).

5. 5.

   Bất kỳ Nhân viên nào phát hiện một Nhân viên Sentinel Tech hoặc Đối tác khác đang vi phạm/có ý định vi phạm chính sách Sentinel Tech đều phải báo cáo sự việc đó, kèm theo chi tiết về Đối tác/Nhân viên Sentinel Tech liên quan và bối cảnh vi phạm, cho trưởng bộ phận, đồng thời gửi email CC đến [email protected].

   Nhân viên Sentinel Tech báo cáo các sự việc như vậy có thể chọn giữ ẩn danh nếu muốn. Nếu công ty xác định vấn đề có căn cứ và kết luận đã xảy ra một sự việc vi phạm chính sách Sentinel Tech, một phần thưởng 'công dân tốt' trị giá Rp1,000,000 sẽ được trao cho Nhân viên Sentinel Tech liên quan (chỉ áp dụng cho những người đã nêu tên của mình khi trình báo vấn đề với công ty).

6. 6.

   Nếu bất kỳ Đối tác hoặc khách hàng nào của Sentinel Tech nhận thấy mình đang bị yêu cầu cung cấp quà tặng, ưu đãi hay lợi ích cho một Nhân viên Sentinel Tech, trực tiếp hoặc gián tiếp, họ nên báo cáo sự việc đó, kèm theo mọi chi tiết liên quan bao gồm tên của Nhân viên Sentinel Tech đưa ra yêu cầu đó, đến [email protected].

   Sentinel Tech sẽ đảm bảo rằng bất kỳ Đối tác nào báo cáo sự việc như vậy sẽ không bị xử phạt vì bất kỳ lý do gì, và việc điều tra các vấn đề được báo cáo sẽ được thực hiện một cách bảo mật, không gây tổn hại đến lợi ích kinh doanh của Đối tác.

1. 1.

   Sentinel Tech sẽ duy trì tính bảo mật tuyệt đối để bất kỳ Nhân viên Sentinel Tech hay Đối tác nào cũng có thể liên hệ với Sentinel Tech một cách hoàn toàn tin tưởng, mà không bên thứ ba nào biết được.

2. 2.

   Sentinel Tech sẽ xem xét tính xác đáng của mọi vấn đề/mối lo ngại/khiếu nại nhận được.

3. 3.

   Sentinel Tech sẽ xử lý vấn đề và phản hồi trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại/thông tin.

4. 4.

   Sentinel Tech sẽ kiểm toán và tiến hành kiểm tra liên tục, ngẫu nhiên tại mọi địa điểm có khả năng cao xảy ra vi phạm chính sách này. Đối với bất kỳ vi phạm nào được phát hiện, các Giám đốc Sentinel Tech sẽ cử một đội chuyên trách gồm 2-4 Nhân viên để điều tra sâu hơn.

5. 5.

   Mọi Nhân viên Sentinel Tech sẽ phải cam kết/tuyên thệ tuân thủ chính sách này, cả về câu chữ lẫn tinh thần, tại thời điểm tuyển dụng hoặc gia hạn hợp đồng. Bộ phận Nhân sự sẽ đảm bảo chính sách này được truyền đạt rộng rãi đến toàn thể Nhân viên và tại mọi địa điểm của công ty.

6. 6.

   Mọi Nhà cung cấp/Đối tác phải in và ký bản cam kết đính kèm trong Phụ lục bên dưới trên giấy tiêu đề công ty của mình để có thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho các pháp nhân Sentinel Tech.
   Một bản sao của văn bản này cần được lưu trong hồ sơ Đối tác tại pháp nhân Sentinel Tech mà họ đang giao dịch.

7. 7.

   Khách hàng của Sentinel Tech không bắt buộc phải trở thành bên ký kết, nhưng chính sách này cần được thông báo cho họ biết.

8. 8.

   Việc một khiếu nại/vấn đề nhận được có cấu thành vi phạm chính sách Sentinel Tech hay không sẽ do một Ủy ban gồm 3 thành viên không liên quan đến bộ phận đang được xem xét quyết định.
   Kết luận của Ủy ban này sẽ có tính ràng buộc đối với tất cả các bên liên quan. Căn cứ ra quyết định của Ủy ban sẽ là bằng chứng hợp lý và chứng cứ gián tiếp. Ủy ban sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về vấn đề này chậm nhất là 14 ngày kể từ ngày vấn đề được Sentinel Tech/bộ phận Kiểm toán đưa ra sự chú ý của Ủy ban.

Trong trường hợp Ủy ban kết luận đã xảy ra vi phạm chính sách Sentinel Tech:

1. 1.

   Đối với (các) Nhân viên Sentinel Tech liên quan đã cố gắng nhận/đã nhận lợi ích khi vi phạm chính sách Sentinel Tech:

   1. a.

      Người đó sẽ bị chấm dứt hợp đồng lao động với công ty ngay lập tức, không được hưởng thời gian báo trước.

   2. b.

      Mọi khoản lợi ích chưa thanh toán (tài chính hoặc phi tài chính) sẽ chấm dứt ngay lập tức.

   3. c.

      Các sự việc như vậy sẽ được thông báo đầy đủ trong nội bộ công ty.

   4. d.

      Công ty sẽ thu hồi từ Nhân viên nói trên một khoản bằng 2 lần tổng giá trị lợi ích tài chính mà người đó đã nhận được do vi phạm, theo ước tính của Ủy ban.

   5. e.

      Công ty có khả năng sẽ tiến hành trình báo công an và/hoặc khởi kiện, dựa trên quyết định của Hội đồng Quản trị.

2. 2.

   Đối với (các) Đối tác (không bao gồm khách hàng của Sentinel Tech) đã dụ dỗ Nhân viên Sentinel Tech vi phạm chính sách Sentinel Tech và/hoặc đã tiếp tay cho các vi phạm đó:

   1. a.

      Mọi quan hệ hiện có với Đối tác nói trên (và tất cả các công ty con của Đối tác đó) sẽ bị chấm dứt ngay lập tức.

   2. b.

      Đối tác nói trên (và tất cả các công ty con của Đối tác đó) sẽ bị đưa vào danh sách 'cấm' trong thời hạn 3 năm kể từ ngày ra quyết định, trong thời gian đó pháp nhân này sẽ không được xem xét cho bất kỳ hoạt động kinh doanh nào của công ty. Công ty có thể chọn kéo dài thời hạn này vô thời hạn nếu mức độ nghiêm trọng của vi phạm đòi hỏi như vậy.

   3. c.

      Công ty sẽ thu hồi từ Đối tác nói trên một khoản bằng 3 lần tổng thiệt hại tài chính mà công ty phải gánh chịu do vi phạm, theo ước tính của Ủy ban, và khoản này có thể được khấu trừ tự động vào khoản thanh toán cuối cùng của bên vi phạm - Đối tác phải tuân thủ điều này ngay lập tức.

   4. d.

      Công ty có khả năng sẽ tiến hành trình báo công an và/hoặc khởi kiện, dựa trên tư vấn của luật sư của công ty.

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2019

(trên giấy tiêu đề của nhà cung cấp)

Kính gửi [Tên khách sạn]

Kính thưa Quý ông/Quý bà,

V/v: BẢN CAM KẾT VỀ CHÍNH SÁCH CHỐNG HỐI LỘ VÀ CHỐNG THAM NHŨNG (“Chính sách Sentinel Tech”)

Chúng tôi xin xác nhận rằng:

• Chúng tôi đã được cung cấp một bản sao Chính sách Sentinel Tech và đã đọc, hiểu rõ cả câu chữ lẫn tinh thần của chính sách này. (Văn bản chính sách có sẵn tại www.sentineltech.com)

• Chúng tôi luôn đồng ý và cam kết tuân thủ mọi điều khoản và điều kiện của Chính sách Sentinel Tech trong suốt thời gian hợp tác với quý công ty, và sẽ không hành động trái với chính sách này.

• Chúng tôi sẽ không đưa bất kỳ quà tặng/hối lộ nào cho bất kỳ ai vì bất kỳ lý do và mục đích gì. Chúng tôi thừa nhận và chấp nhận rằng, ngay khi biết được bất kỳ hành vi tham nhũng hay thông lệ tham nhũng nào như vậy, chúng tôi sẽ thông báo ngay lập tức về việc đó qua email đến [email protected].

• Chúng tôi hoàn toàn nhận thức rằng nếu bị phát hiện đã cố ý che giấu hiểu biết về các thông lệ như vậy, chúng tôi không chỉ bị loại ngay lập tức khỏi danh sách nhà cung cấp được ủy quyền mà còn bị cấm giao dịch với Quý công ty trong thời hạn không dưới ba năm kể từ thời điểm đó.

• Chúng tôi sẽ có trách nhiệm bồi thường gấp 3 lần khoản thiệt hại mà công ty phải gánh chịu do hành vi đó. Ngoài ra, chúng tôi sẽ chịu trách nhiệm đối với bất kỳ hành động hình sự nào do Công ty khởi xướng.

• Chúng tôi cam đoan và bảo đảm rằng nếu có bất kỳ liên hệ nào dưới bất kỳ hình thức nào với (các) đảng phái chính trị, chúng tôi sẽ thông báo cho Công ty biết.

• Chúng tôi xác nhận thêm rằng vấn đề này đã được trình lên Hội đồng Quản trị/cơ quan có thẩm quyền khác của công ty/doanh nghiệp chúng tôi, và bản cam kết này được ban hành sau khi đã hoàn tất mọi thủ tục tuân thủ/ủy quyền cần thiết trong nội bộ công ty/doanh nghiệp chúng tôi.

TRÂN TRỌNG,

NGƯỜI KÝ ĐƯỢC ỦY QUYỀN
(của nhà cung cấp dự kiến)