Anti-Penyuapan dan Anti-Korupsi

1. A.

   Seluruh hotel di bawah grup Sentinel Tech dan staf korporat. Istilah 'Associates' mencakup karyawan seluruh hotel grup dan kantor korporat (selanjutnya disebut sebagai 'Sentinel Tech Associate')

2. B.

   Semua pihak ketiga yang telah melakukan transaksi keuangan dengan salah satu entitas grup dalam 12 bulan terakhir atau telah mengajukan penawaran untuk penyediaan barang atau jasa ('item') kepada entitas grup dalam 3 bulan terakhir ('Partner'). Istilah 'Partner' juga mencakup pelanggan entitas grup – yang berhak menggunakan seluruh keistimewaan/hak berdasarkan kebijakan ini tetapi tidak diwajibkan untuk menjadi penandatangan kebijakan ini.

• Untuk memperkuat sistem keyakinan dan komitmen grup kami terhadap perilaku etis dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan pada tingkat tertinggi, serta memastikan bahwa tidak ada keuntungan yang tidak semestinya diambil dari suatu hubungan.

• Untuk memastikan lingkungan bisnis yang bersih dan transparan. Untuk mendorong Partner yang etis dan kompeten agar bekerja sama dengan entitas grup.

• Untuk memastikan bahwa tidak ada faktor selain merit yang berperan dalam;

  ✓ pemilihan Partner atau tarif yang ditawarkan

  ✓ verifikasi item yang diterima/digunakan atau

  ✓ kualitas pekerjaan yang diselesaikan atau barang yang dikirim.

• Untuk memastikan bahwa Partner yang berupaya menggunakan cara-cara tidak etis untuk memperoleh bisnis atau meningkatkan keuntungan dijatuhi sanksi berat, bersama dengan Associate mana pun dari entitas grup yang membantu Partner yang tidak etis tersebut dalam mencapai tujuannya.

Item – Semua barang dan jasa yang diadakan/digunakan oleh perusahaan.

1. 1.

   Sentinel Tech Associate tidak boleh menerima hadiah, layanan khusus, atau gratifikasi apa pun, baik secara langsung maupun tidak langsung, dari Partner mana pun.

   Hal ini mencakup acara pribadi dan sejenisnya yang diberikan dengan maksud memengaruhi perilaku demi kepentingan pemberi, tetapi tidak termasuk hadiah/parsel pada saat perayaan seperti Natal dan Lebaran.

2. 2.

   Seorang Sentinel Tech Associate tidak diizinkan untuk:

   1. I.

      Bekerja atas nama individu/entitas 'pesaing' lain mana pun.

   2. II.

      Menerima kompensasi/remunerasi/manfaat profesional dari individu/entitas lain mana pun sehubungan dengan bisnis/pekerjaan.

   3. III.

      Memiliki kepentingan keuangan (langsung atau tidak langsung) dalam entitas mana pun yang merupakan Partner (sebagaimana didefinisikan di atas) perusahaan.

   4. IV.

      Menyampaikan informasi terkait perusahaan, yang pada umumnya tidak tersedia bagi pihak luar, kepada siapa pun yang terlibat dalam aktivitas apa pun yang dapat merugikan perusahaan, prospek bisnisnya, dan/atau Associate-nya.

3. 3.

   Sentinel Tech Associate tidak boleh terlibat atau berpartisipasi dalam aktivitas bisnis apa pun yang secara langsung atau tidak langsung melibatkan kerabat dekatnya (ayah, ibu, saudara kandung, anak, pasangan, orang tua pasangan, saudara kandung pasangan) atau entitas mana pun yang di dalamnya mereka memiliki kepentingan keuangan.

   Jika situasi tersebut muncul dalam kegiatan bisnis sehari-hari, Sentinel Tech Associate diharapkan untuk:

   ✓ Menarik diri sepenuhnya dari perkara tersebut.
   ✓ Memberitahukan HOD, HR, atau GM mengenai konflik kepentingan tersebut, jika ia tetap ingin terlibat dalam penanganan perkara tersebut.

   Untuk mencegah konflik kepentingan semacam ini, Sentinel Tech Associate disarankan untuk mencegah kerabat dekatnya menjalin hubungan bisnis apa pun dengan entitas grup mana pun (kecuali kerabat dekat tersebut dipekerjakan oleh grup).

4. 4.

   Setiap upaya Partner mana pun untuk menawarkan gratifikasi kepada Sentinel Tech Associate wajib dilaporkan oleh Associate tersebut kepada HOD-nya dengan tembusan email ke [email protected] dalam waktu 24 jam, dengan mencantumkan seluruh rincian yang relevan termasuk nama vendor, pihak yang terlibat dari sisi Partner, dan hadiah/layanan khusus/gratifikasi yang ditawarkan.

   Sentinel Tech Associate yang melaporkan insiden semacam ini dapat memilih untuk merahasiakan namanya jika berkenan.

   Berdasarkan hasil investigasi, jika ditemukan cukup dasar dan perusahaan memutuskan bahwa telah terjadi pelanggaran terhadap kebijakan Sentinel Tech, penghargaan 'warga negara yang baik' sebesar Rp1,000,000 akan diberikan kepada Sentinel Tech Associate yang bersangkutan (hanya bagi mereka yang telah menyatakan namanya pada saat melaporkan masalah tersebut kepada HOD).

5. 5.

   Setiap Associate yang mengetahui bahwa Sentinel Tech Associate atau Partner lain melanggar/berupaya melanggar kebijakan Sentinel Tech wajib melaporkan insiden tersebut, beserta rincian Partner/Sentinel Tech Associate yang terlibat dan konteks pelanggarannya, kepada HOD dengan tembusan email ke [email protected].

   Sentinel Tech Associate yang melaporkan insiden semacam ini dapat memilih untuk merahasiakan namanya jika berkenan. Jika perusahaan menemukan cukup dasar atas masalah tersebut dan memutuskan bahwa telah terjadi pelanggaran terhadap kebijakan Sentinel Tech, penghargaan 'warga negara yang baik' sebesar Rp1,000,000 akan diberikan kepada Sentinel Tech Associate yang bersangkutan (hanya bagi mereka yang telah menyatakan namanya pada saat melaporkan masalah tersebut kepada perusahaan).

6. 6.

   Jika Partner atau pelanggan Sentinel Tech mana pun mendapati bahwa dirinya diminta untuk memberikan hadiah, layanan khusus, atau gratifikasi kepada Sentinel Tech Associate, baik secara langsung maupun tidak langsung, mereka harus melaporkan insiden tersebut, beserta seluruh rincian yang relevan termasuk nama Sentinel Tech Associate yang mengajukan permintaan tersebut, ke [email protected].

   Sentinel Tech akan memastikan bahwa Partner mana pun yang melaporkan insiden semacam ini tidak dikenai sanksi dengan alasan apa pun dan investigasi atas masalah yang dilaporkan dilakukan secara rahasia, tanpa membahayakan kepentingan bisnis Partner tersebut.

1. 1.

   Sentinel Tech akan menjaga kerahasiaan penuh sehingga Sentinel Tech Associate atau Partner mana pun dapat menghubungi Sentinel Tech dengan penuh keyakinan, tanpa diketahui oleh pihak ketiga mana pun.

2. 2.

   Sentinel Tech akan mempertimbangkan dasar dari setiap masalah/kekhawatiran/keluhan yang diterima.

3. 3.

   Sentinel Tech akan menangani masalah tersebut dan memberikan tanggapan dalam waktu 5 hari kerja sejak diterimanya keluhan/informasi.

4. 4.

   Sentinel Tech akan melakukan audit serta pemeriksaan berkelanjutan dan acak di seluruh lokasi yang paling mungkin terjadi pelanggaran terhadap kebijakan ini. Untuk setiap pelanggaran yang ditemukan, Direksi Sentinel Tech akan mengirimkan tim khusus yang terdiri dari 2-4 Associate untuk melakukan investigasi lebih lanjut.

5. 5.

   Setiap Sentinel Tech Associate wajib membuat pernyataan/janji untuk mematuhi kebijakan ini, baik secara tersurat maupun dalam semangatnya, pada saat perekrutan atau perpanjangan kontrak. HR akan memastikan bahwa kebijakan ini disosialisasikan secara luas kepada seluruh Associate dan di seluruh lokasi perusahaan.

6. 6.

   Semua Vendor/Partner harus mencetak dan menandatangani pernyataan yang terlampir dalam Lampiran di bawah ini pada kop surat perusahaan mereka guna menyediakan barang atau jasa kepada entitas Sentinel Tech.
   Salinan surat ini harus disimpan dalam berkas Partner pada entitas Sentinel Tech yang bersangkutan.

7. 7.

   Pelanggan Sentinel Tech tidak diwajibkan untuk menjadi penandatangan, tetapi kebijakan ini harus diberitahukan kepada mereka.

8. 8.

   Apakah suatu keluhan/masalah yang diterima merupakan pelanggaran terhadap kebijakan Sentinel Tech akan diputuskan oleh Komite yang beranggotakan 3 orang yang tidak terkait dengan departemen yang bersangkutan.
   Temuan Komite ini bersifat mengikat bagi semua pihak terkait. Dasar keputusan yang digunakan oleh Komite adalah bukti yang wajar dan bukti tidak langsung. Komite harus memberikan keputusan akhir atas perkara tersebut selambat-lambatnya 14 hari sejak tanggal perkara tersebut disampaikan kepada Sentinel Tech/Audit.

Dalam hal Komite menemukan bahwa telah terjadi pelanggaran terhadap kebijakan Sentinel Tech:

1. 1.

   Terhadap Sentinel Tech Associate yang bersangkutan yang telah berupaya memperoleh/telah memperoleh keuntungan dengan melanggar kebijakan Sentinel Tech:

   1. a.

      Ia akan segera diberhentikan dari layanan perusahaan, tanpa hak atas periode pemberitahuan.

   2. b.

      Seluruh manfaat yang belum dibayarkan (baik finansial maupun non-finansial) akan langsung hangus.

   3. c.

      Kejadian semacam ini akan disampaikan secara semestinya di dalam perusahaan.

   4. d.

      2 x dari seluruh gratifikasi finansial yang diterima oleh Associate tersebut akibat pelanggaran tersebut, sebagaimana diperkirakan oleh Komite, akan ditagihkan kembali dari Associate yang bersangkutan.

   5. e.

      Perusahaan kemungkinan akan menempuh tindakan kepolisian dan/atau hukum, berdasarkan keputusan Dewan Direksi.

2. 2.

   Terhadap Partner (tidak termasuk pelanggan Sentinel Tech) yang telah memancing Sentinel Tech Associate untuk melanggar kebijakan Sentinel Tech dan/atau telah memfasilitasi pelanggaran tersebut:

   1. a.

      Seluruh hubungan yang ada dengan Partner tersebut (dan seluruh anak perusahaannya) akan segera diakhiri.

   2. b.

      Partner tersebut (dan seluruh anak perusahaannya) akan dimasukkan ke dalam daftar 'larangan' selama jangka waktu 3 tahun sejak tanggal keputusan tersebut, di mana selama periode tersebut entitas yang bersangkutan tidak akan dilayani sehubungan dengan bisnis perusahaan apa pun. Perusahaan dapat memilih untuk memperpanjang periode ini tanpa batas waktu apabila tingkat keparahan pelanggaran menuntut demikian.

   3. c.

      3 x dari seluruh kerugian finansial yang ditimbulkan terhadap perusahaan akibat pelanggaran tersebut, sebagaimana diperkirakan oleh Komite, akan ditagihkan kembali dari Partner yang bersangkutan dan dapat dipotong secara otomatis dari cek gaji terakhir pelanggar - Partner wajib mematuhi hal ini dengan segera.

   4. d.

      Perusahaan kemungkinan akan menempuh tindakan kepolisian dan/atau hukum, berdasarkan nasihat penasihat hukum perusahaan.

Kebijakan ini mulai berlaku sejak 1 Januari 2019

(pada kop surat vendor)

Kepada Nama Hotel

Yang terhormat Bapak/Ibu,

Perihal: PERNYATAAN UNTUK KEBIJAKAN ANTI PENYUAPAN DAN ANTI KORUPSI ('Kebijakan Sentinel Tech')

Dengan ini kami menyatakan bahwa:

• Kami telah menerima salinan Kebijakan Sentinel Tech dan telah membaca serta memahami isi dan semangat kebijakan tersebut. (Dokumen kebijakan tersedia di www.sentineltech.com)

• Kami senantiasa setuju dan berjanji untuk mematuhi seluruh syarat dan ketentuan Kebijakan Sentinel Tech selama masa hubungan kerja sama dengan perusahaan Anda dan tidak akan bertindak bertentangan dengannya.

• Kami tidak akan menawarkan hadiah/suap apa pun kepada siapa pun dengan alasan dan tujuan apa pun. Kami mengakui dan menerima bahwa apabila kami mengetahui adanya korupsi atau praktik korup semacam itu, kami akan segera melaporkannya melalui email ke [email protected].

• Kami sepenuhnya menyadari bahwa apabila ditemukan kami dengan sengaja merahasiakan pengetahuan tentang praktik semacam itu, kami tidak hanya akan segera dicabut statusnya sebagai vendor resmi, tetapi juga akan didiskualifikasi untuk bertransaksi dengan Perusahaan Anda selama jangka waktu tidak kurang dari tiga tahun sejak saat itu.

• Kami akan bertanggung jawab untuk membayar 3 kali jumlah kerugian yang ditimbulkan terhadap perusahaan akibat tindakan tersebut. Selain itu, kami akan bertanggung jawab atas tindakan pidana apa pun yang diajukan oleh Perusahaan.

• Kami menyatakan dan menjamin bahwa apabila kami dengan cara apa pun terkait dengan partai politik mana pun, kami akan senantiasa memberitahukan hal tersebut kepada Perusahaan.

• Kami selanjutnya menegaskan bahwa perkara ini telah disampaikan kepada Dewan/forum berwenang lainnya di perusahaan/firma kami dan pernyataan ini diterbitkan setelah memenuhi seluruh kepatuhan/otorisasi yang diperlukan di dalam perusahaan/firma kami.

HORMAT KAMI,

PENANDATANGAN YANG BERWENANG
(dari calon vendor)