Lucha contra el soborno y la corrupción

01

Ámbito de aplicación

Todos los hoteles del grupo Sentinel Tech y el personal corporativo. El término «Colaboradores» incluye a los empleados de todos los hoteles del grupo y de la oficina corporativa (en adelante, «Colaborador de Sentinel Tech»).
Todo tercero que haya realizado transacciones financieras con cualquiera de las entidades del grupo en los últimos 12 meses o que haya presentado una cotización para el suministro de bienes o servicios («artículos») a las entidades del grupo en los últimos 3 meses («Socio»). El término «Socio» también abarca a los clientes de las entidades del grupo, quienes tendrán derecho a acogerse a todos los privilegios y derechos previstos en esta política, pero no estarán obligados a suscribirla.

02

Objetivo

Reforzar el sistema de valores de nuestro grupo y su compromiso con los más altos niveles de conducta ética y cumplimiento de las leyes y normativas, garantizando que no se obtenga ninguna ventaja indebida de ninguna relación.
Garantizar un entorno limpio y transparente para la realización de negocios. Fomentar que Socios éticos y competentes colaboren con las entidades del grupo.
Garantizar que ningún factor distinto del mérito influya en;
✓ la selección de Socios o las tarifas ofrecidas
✓ la verificación de los artículos recibidos o consumidos, o
✓ la calidad del trabajo realizado o de los bienes entregados.
Garantizar que los Socios que intenten utilizar medios poco éticos para obtener negocio o aumentar sus beneficios sean sancionados severamente, junto con cualquier Colaborador de las entidades del grupo que ayude a dichos Socios poco éticos a alcanzar sus objetivos.

03

Descripción

Artículos: todos los bienes y servicios que la empresa adquiere o utiliza.

04

Política

Los Colaboradores de Sentinel Tech no aceptarán ningún regalo, favor o gratificación, directa o indirecta, de ningún Socio.
Esto incluye eventos personales, entre otros, ofrecidos con la intención de influir en el comportamiento a favor de quien los ofrece, pero excluye los regalos o cestas obsequio con motivo de festividades como la Navidad y el Lebaran.
2.
A un Colaborador de Sentinel Tech no se le permite:
1. Trabajar en nombre de cualquier otra persona o entidad «competidora».
2. Recibir compensación, remuneración o beneficio profesional de cualquier otra persona o entidad en relación con el negocio o el trabajo.
3. Tener un interés financiero (directo o indirecto) en cualquier entidad que sea Socio (según se define anteriormente) de la empresa.
4. Transmitir información relacionada con la empresa, que generalmente no estaría disponible para un tercero externo, a cualquier persona que participe en alguna actividad que pudiera causar daño a la empresa, a sus perspectivas de negocio o a sus Colaboradores.
Ningún Colaborador de Sentinel Tech debe emprender ni participar en ninguna actividad comercial que involucre, directa o indirectamente, a sus familiares directos (padre, madre, hermanos, hijos, cónyuge, padres del cónyuge, hermanos del cónyuge) o a cualquier entidad en la que tengan una participación financiera.
En caso de que se presente tal situación en el curso normal del negocio, se espera que el Colaborador de Sentinel Tech:
✓ Se aparte por completo del asunto en cuestión.
✓ Informe al jefe de departamento, a Recursos Humanos o al gerente general de dicho conflicto de intereses, en caso de que desee seguir ocupándose del asunto.
Para evitar tales conflictos de intereses, se recomienda que los Colaboradores de Sentinel Tech disuadan a sus familiares directos de mantener cualquier relación comercial con alguna de las entidades del grupo (a menos que dicho familiar directo esté empleado por el grupo).
Todo intento de un Socio de ofrecer una gratificación a un Colaborador de Sentinel Tech debe ser denunciado por dicho Colaborador a su jefe de departamento, con copia por correo electrónico a [email protected], en un plazo de 24 horas, especificando todos los detalles pertinentes, incluido el nombre del proveedor, la persona implicada por parte del Socio y el regalo, favor o gratificación ofrecidos.
Los Colaboradores de Sentinel Tech que denuncien tales incidentes podrán optar por mantener su nombre en el anonimato si así lo desean.
Si, tras la investigación, se determina que la denuncia tiene fundamento y la empresa decide que se ha producido una infracción de la política de Sentinel Tech, se otorgará un premio al «buen ciudadano» de Rp1,000,000 al Colaborador de Sentinel Tech en cuestión (solo a quienes hayan indicado su nombre en el momento de plantear el asunto a su jefe de departamento).
Todo Colaborador que tenga conocimiento de que otro Colaborador de Sentinel Tech o un Socio está infringiendo o intentando infringir la política de Sentinel Tech deberá denunciar dicho incidente, junto con los detalles del Socio o del Colaborador de Sentinel Tech implicado y el contexto de la infracción, a su jefe de departamento, con copia por correo electrónico a [email protected].
Los Colaboradores de Sentinel Tech que denuncien tales incidentes podrán optar por mantener su nombre en el anonimato si así lo desean. Si la empresa determina que el asunto tiene fundamento y decide que se ha producido una infracción de la política de Sentinel Tech, se otorgará un premio al «buen ciudadano» de Rp1,000,000 al Colaborador de Sentinel Tech en cuestión (solo a quienes hayan indicado su nombre en el momento de plantear el asunto a la empresa).
Si algún Socio o cliente de Sentinel Tech comprueba que se le está pidiendo, directa o indirectamente, que ofrezca un regalo, favor o gratificación a un Colaborador de Sentinel Tech, deberá denunciar dicho incidente, junto con todos los detalles pertinentes, incluido el nombre del Colaborador de Sentinel Tech que formula tal petición, a [email protected].
Sentinel Tech se asegurará de que ningún Socio que denuncie tal incidente sea penalizado por ningún motivo, y de que la investigación de los asuntos denunciados se realice de manera confidencial, sin poner en riesgo los intereses comerciales del Socio.

05

Proceso

Sentinel Tech mantendrá una confidencialidad absoluta, de modo que cualquier Colaborador de Sentinel Tech o Socio pueda acudir a Sentinel Tech con plena confianza, sin que ningún tercero llegue a tener conocimiento de ello.
Sentinel Tech evaluará el fundamento de todos los asuntos, inquietudes o denuncias recibidos.
Sentinel Tech atenderá el asunto y responderá en un plazo de 5 días hábiles a partir de la recepción de la denuncia o de la información.
Sentinel Tech realizará auditorías y comprobaciones continuas y aleatorias en todos los lugares donde sea más probable que se produzcan infracciones de esta política. Ante cualquier infracción detectada, los Directores de Sentinel Tech enviarán un equipo dedicado de entre 2 y 4 Colaboradores para investigar más a fondo.
Se exigirá a todos los Colaboradores de Sentinel Tech un compromiso formal de cumplir esta política, tanto en la letra como en el espíritu, en el momento de la contratación o de la renovación del contrato. Recursos Humanos se asegurará de que esta política se comunique ampliamente a todos los Colaboradores y en todos los centros de la empresa.
Todos los Proveedores/Socios deberán imprimir y firmar, en el membrete de su empresa, el compromiso que se adjunta en el Anexo siguiente, con el fin de poder suministrar bienes o servicios a las entidades de Sentinel Tech.
Deberá conservarse una copia de esta carta en el expediente del Socio, en la entidad de Sentinel Tech con la que mantiene la relación.
No se exigirá a los clientes de Sentinel Tech que suscriban este documento, pero se les deberá dar a conocer esta política.
Si una denuncia o un asunto recibido constituye una infracción de la política de Sentinel Tech será determinado por un Comité de 3 miembros ajenos al departamento en cuestión.
Las conclusiones de este Comité serán vinculantes para todas las partes implicadas. La base de la decisión adoptada por el Comité serán pruebas razonables e indicios circunstanciales. El Comité emitirá su decisión final sobre el asunto en un plazo no superior a 14 días desde la fecha en que Sentinel Tech/Auditoría le haya puesto el asunto en conocimiento.

En los casos en que el Comité determine que se ha producido una infracción de la política de Sentinel Tech:

1.
En relación con el Colaborador o los Colaboradores de Sentinel Tech implicados que hayan intentado obtener o hayan obtenido un beneficio en infracción de la política de Sentinel Tech:
1. Será despedido de inmediato de la empresa, sin derecho a período de preaviso.
2. Todos los beneficios pendientes de pago (financieros o no financieros) se extinguirán de inmediato.
3. Dichos casos se comunicarán debidamente dentro de la empresa.
4. Se podrá reclamar a dicho Colaborador el doble (2x) del importe de toda gratificación financiera recibida a causa de dicha infracción, según lo estime el Comité.
5. Es probable que la empresa emprenda acciones policiales o legales, según lo decida el Consejo de Administración.
2.
En relación con el Socio o los Socios (excluidos los clientes de Sentinel Tech) que hayan inducido a Colaboradores de Sentinel Tech a infringir la política de Sentinel Tech o hayan facilitado dichas infracciones:
1. Todas las relaciones existentes con dicho Socio (y todas sus filiales) se darán por terminadas de inmediato.
2. Dicho Socio (y todas sus filiales) será incluido en una lista de «vetados» durante un período de 3 años a partir de la fecha de dicha decisión, durante el cual dicha entidad no será considerada para ningún negocio de la empresa. La empresa podrá optar por prorrogar este período de manera indefinida si la gravedad de la infracción así lo exige.
3. Se podrá reclamar a dicho Socio el triple (3x) del importe de todas las pérdidas financieras causadas a la empresa a causa de dicha infracción, según lo estime el Comité, y podrá deducirse automáticamente del último pago del infractor; el Socio deberá cumplir con ello de inmediato.
4. Es probable que la empresa emprenda acciones policiales o legales, siguiendo el asesoramiento de su departamento jurídico.

06

Membrete

Esta política entrará en vigor el 1 de enero de 2019

(en el membrete del proveedor)

A la atención de: nombre del hotel

Estimado/a señor/a:

Asunto: DECLARACIÓN PARA LA POLÍTICA ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN («Política de Sentinel Tech»)

Por la presente confirmamos que:

Se nos ha entregado una copia de la Política de Sentinel Tech y hemos leído y comprendido su letra y su espíritu. (Documento de la política disponible en www.sentineltech.com).
Aceptamos y nos comprometemos en todo momento a cumplir todos los términos y condiciones de la Política de Sentinel Tech durante el período de nuestra relación con su empresa, y no actuaremos en contravención de la misma.
No ofreceremos ningún regalo ni soborno a ninguna persona, por ningún motivo o propósito. Reconocemos y aceptamos que, al tener conocimiento de cualquier corrupción o práctica corrupta de este tipo, informaremos de ello sin demora mediante un correo electrónico a [email protected].
Somos plenamente conscientes de que, si se determina que hemos ocultado deliberadamente el conocimiento de tales prácticas, no solo seremos eliminados de inmediato como proveedor autorizado, sino que también quedaremos inhabilitados para tratar con su Empresa durante un período no inferior a tres años a partir de ese momento.
Seremos responsables de pagar el triple del importe de las pérdidas sufridas por la empresa a causa de dicha acción. Además, seremos responsables de cualquier acción penal que inicie la Empresa.
Declaramos y garantizamos que, si estuviésemos asociados de alguna manera con algún partido o partidos políticos, mantendremos informada a la Empresa.
Confirmamos además que este asunto ha sido sometido al Consejo u otro órgano competente de nuestra empresa o firma, y que esta declaración se ha emitido tras haber cumplido todos los requisitos y obtenido todas las autorizaciones necesarias dentro de nuestra empresa o firma.

ATENTAMENTE,

FIRMANTE AUTORIZADO
(del futuro proveedor)